La gestione degli affitti brevi è al centro di una nuova disposizione del ministero dell’interno che ammette forme tecnologiche per il riconoscimento degli ospiti nelle strutture ricettive. L’obiettivo è garantire maggiore sicurezza e trasparenza durante le procedure di check-in, senza imporre la presenza obbligatoria del gestore. Sono state accolte soluzioni innovative come piattaforme di videochiamata e l’uso di QR-Code unici, strumenti che rispondono alle esigenze di praticità e conformità alla normativa vigente.
Il via libera del ministero dell’interno alle tecnologie per l’identificazione degli ospiti
Il ministero dell’interno ha risposto positivamente alla proposta avanzata da Assosoftware, l’associazione di Confindustria che rappresenta le aziende produttrici di software gestionali legati al turismo e all’ospitalità. In particolare, la circolare del 18 novembre 2024 ha durante un approfondimento dedicato alle modalità di identificazione degli ospiti ha ricevuto suggerimenti per l’impiego di sistemi digitali capaci di certificare correttamente la presenza nelle strutture.
Sistemi digitali approvati per il riconoscimento
Le soluzioni approvate dall’istituto prevedono l’installazione di piattaforme che consentono la videochiamata direttamente presso la struttura ricettiva oppure l’utilizzo di codici QR univoci, aggiornati periodicamente e visibili esclusivamente all’interno della struttura stessa. Queste modalità si propongono di sostituire o integrare la presenza fisica obbligatoria del personale al momento del check-in, così da ridurre problematiche logistiche mantenendo un controllo puntuale sull’identificazione.
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La misura del ministero rientra in un tentativo di conciliare le necessità di sicurezza dello Stato con quelle di un mercato dell’ospitalità che sempre più si avvale di strumenti tecnologici e digitali per migliorare l’efficienza operativa e semplificare l’esperienza degli ospiti. Sono state chiarite le condizioni in cui la raccolta e l’invio dei dati di identificazione devono rispettare le normative vigenti, in particolare relative al trattamento dei dati sensibili e alla prevenzione di frodi.
Implicazioni per gestori e operatori del turismo: novità operative e adempimenti
Con questo orientamento del ministero, i gestori delle strutture ricettive possono adottare strumenti digitali per la raccolta dei dati anagrafici senza dover garantire una presenza fisica continua per le operazioni di check-in. Ciò cambia il modo in cui gli operatori affrontano la fase dell’accoglienza, facilitando l’uso di piattaforme che permettono il riconoscimento a distanza e un controllo più automatizzato.
Strumenti digitali e funzionalità
Ad esempio, il sistema di videochiamata consente all’addetto di verificare l’identità dell’ospite in tempo reale anche da remoto. Parallelamente, l’introduzione di QR-Code aggiornati periodicamente permette alle strutture di monitorare l’accesso degli ospiti attraverso un elemento digitale unico, riducendo il rischio di falsificazioni o usi impropri.
Questi strumenti richiedono l’adozione di sistemi affidabili e conformi alle disposizioni di legge sul trattamento dati, nonché una costante manutenzione e aggiornamento dei codici o piattaforme digitali. I gestori devono assicurarsi che i dati raccolti siano trasmessi tempestivamente alle autorità competenti, in ottemperanza alle pratiche burocratiche previste dal regolamento sulle strutture ricettive.
Tale approccio amplia gli strumenti a disposizione degli operatori, consentendo di ridurre oneri logistici e costi dovuti alla necessità di un addetto presente durante tutta la fase di arrivo degli ospiti. Inoltre, migliora la prevenzione di irregolarità grazie al controllo digitale, favorendo una maggiore trasparenza nel settore degli affitti brevi.
Contesto normativo e motivazioni della scelta ministeriale
La decisione del ministero arriva a valle di discussioni e polemiche registrate nei mesi precedenti sull’obbligo della presenza fisica dei gestori durante il check-in, che alcuni operatori avevano giudicato eccessivamente vincolante e poco sostenibile soprattutto per strutture di piccole dimensioni o con gestione remota.
Il ministero ha sottolineato che “l’ausilio della tecnologia non solo rispetta le normative esistenti ma consente di ottenere rilevazioni più puntuali e sicure”. La limitazione di richiedere esclusivamente metodi tradizionali rendeva più difficoltosa e meno flessibile la gestione degli alloggi temporanei, specie alla luce dell’espansione di questa tipologia di ospitalità nel mercato turistico italiano.
Tecnologie per prevenire abusi e garantire sicurezza
La scelta di consentire la videochiamata e l’impiego di QR-Code unici nasce dalla volontà di prevenire abusi e irregolarità, mantenendo però adeguata attenzione all’esperienza dell’ospite. L’utilizzo di codici aggiornati periodicamente, visualizzabili solo in loco, contribuisce ad aumentare il livello di sicurezza e a garantire che l’identificazione avvenga esattamente nel luogo previsto.
Il ministero ha confermato che tali strumenti digitali devono rimanere conformi al quadro normativo, soprattutto in materia di privacy e di protezione dei dati personali, nonché alle disposizioni volte a contrastare il fenomeno dell’accoglienza irregolare. Siliconizzazione e digitalizzazione si presentano quindi come chiavi operative per la modernizzazione di una parte importante dell’ospitalità italiana.
Le strutture ricettive e gli operatori del settore dovranno adeguarsi rapidamente alle nuove indicazioni, integrando nei loro processi gestionali i sistemi digitali consigliati, per rispondere alle esigenze di controllo ma anche di semplificazione attese dagli ospiti e dal mercato turistico.